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DS-GVO – Handlungsempfehlung für KMU und Einzelunternehmer.

Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen, ist es eine enorme Belastung, mit dem engen Korsett der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) umzugehen. Mit diesen Handlungsempfehlungen geben wir keine juristische Beratung. Falls im einzelnen Fall eine juristische Prüfung ratsam ist, verweisen wir auf die Fachjuristen.

Wir entwickeln uns innerhalb der Digitalisierung beständig weiter.

  • Früher wurden die wohl gehüteten Firmengeheimnisse (Produktionsabläufe, Kundendaten), Personaldokumente, Rechnungen, usw. in Aktenordnern in abschließbaren Schränken oder sogar im Tresor aufbewahrt.
  • Heute sind dies Daten, die auf Servern innerhalb des Unternehmens eingespeichert sind. Für die Tagesarbeit macht man sich doch schnell eine Kopie von der Datei und legt diese auf den Desktop …

Der Schutz von personenbezogenen Daten ist eine wesentliche Komponente der Digitalisierung. Die Harmonisierung des Datenschutzrechtes für alle Unternehmen innerhalb der EU schafft Unterschiede und Barrieren bei den Mitgliedsstaaten für den freien Datenverkehr ab.

Handlungsempfehlungen für die Erfüllung der DS-GVO

  1. Vorliegen der Berechtigung zur Nutzung der personenbezogenen Daten.
    Fehlt die >>gesetzliche Ermächtigung? Dann muss die betroffene Person ihre Einwilligung – Begründungen für die Nutzung personenbezogener Daten können auf Basis eines Vertrages und anderer Interessen einer Person bestehen.
    Was heißt das? Zum Beispiel die beliebte Übergabe einer Visitenkarte macht die Unterschiede deutlich. Alleine die Übergabe der Visitenkarte erlaubt es dem Empfänger nicht, die enthaltenen Informationen für Kontaktaufnahmen zu nutzen, die einen informatorischen Charakter haben. Das sind z. B. Newsletter Mailings, Einladungen zu Informationsveranstaltungen (auch nicht telefonisch). Umso die Daten nutzen zu dürfen, muss eine Einwilligung der betroffenen Person für genau diese Aktivitäten vorliegen.
  1. Informationspflicht gegenüber Kunden sobald personenbezogene Daten in / vom Unternehmen erfasst oder erhoben werden. Sobald diese Daten Rückschlüsse auf >>die betroffene (= eine bestimmte) Person zulassen, muss diese Information zum Zeitpunkt der Erfassung / Erhebung erfolgen. Das sind z. B.: Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, die Verarbeitungszwecke der personenbezogenen Daten, eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  1. Ermöglichen einer Datenübertragbarkeit aller personenbezogenen Daten der betroffenen Person. – Was kann sowas sein? Bekannt sind uns bestehende Verfahren: Postnachsendeauftrag, Übertragung von Mobilrufnummern, Übertragung des Schadensfreiheitsrabatts bei KFZ Versicherern. Neu könnte entstehen: Übertragung der Daten des Fahrverhaltens von einem Leasinggeber zum nächsten. Bestand bei Google Takeout. Nutzer eines Google Kontos können die personenbezogenen Daten aus etlichen Google-Online-Diensten (z. B. Google Maps, Gmail, Google Drive), in einem allgemeinen Archivierungsformat exportieren.
  1. Angemessene TOM (technisch und organisatorische Maßnahmen) beginnen beim Zugang zum Unternehmen, setzen sich fort an den Arbeitsplätzen der Beschäftigten, den baulichen Gegebenheiten rund um die IT Infrastruktur, einer eventuell notwendig werdenden Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten und enden … dies kann tatsächlich nur vor Ort entschieden werden.
    In diesem Zusammenhang sind weitere Schlagworte: Vertraulichkeit und Integrität der Systeme und Dienste – Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung deren Wirksamkeit.
  1. Datenschutz-Folgenabschätzung diese kann an verschiedensten Stellen gefordert sein. Wirklich komplex, also ganz einfach im Unternehmen auf Datensuche gehen, sensible Daten aufspüren, das damit behaftete Risiko analysieren und bewerten. Risikobewertung, das klingt kompliziert, ist jedoch nicht so kniffelig zu lösen. Denn es wurde ja schon vorgearbeitet – oder? Mittels Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen, einem Verarbeitungsverzeichnis, sind doch einige Risiken schon eingeschränkt. Auch die technische und organisatorische Maßnahmen stehen:  Pseudonymisierung und Verschlüsselung der personenbezogenen Daten (falls erforderlich). Stopp: Das Handeln gemäß DS-GVO ist ein schlanker Prozess und erfordert nicht zwingend eine große Menge an Ressourcen. In kleineren Unternehmen ist es einfach wichtig, dass der Chef entsprechend sensibilisiert ist und dies den Beschäftigten vorlebt. Dann klappt’s auch mit einer Datenschutz-Folgenabschätzung.
  1. Im VV = Verzeichnis über Verarbeitungstätigkeiten werden alle Prozesse (Abläufe) erfasst, die innerhalb des Unternehmens zur Verarbeitung personenbezogener Daten eingesetzt werden. Dafür gibt es unterschiedliche Dokumentationsmöglichkeiten. Wir bevorzugen die Listenform. Diese kann in Anlehnung eines Musters des LDA Bayern in einem Standard Tabellenkalkulationsprogramm (Excel, OpenOffice Tabellenkalkulation) erstellt und gepflegt werden. Das LDI NRW hat als Muster eine Seitendarstellung. Da sollte jeder selbst entscheiden, was komfortabler in der Handhabung ist.
  1. Aufgrund der Rechenschaftspflicht muss der Verantwortliche (=der Chef des Unternehmens) nachweisen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten den Grundsätzen zur Gewährleistung der Datenverordnung entspricht:
    – Rechtmäßigkeit und Transparenz
    – Zweckbindung
    – Datenminimierung
    – Richtigkeit von Daten
    – Speicherbegrenzung
    – Integrität und Vertraulichkeit
    – Rechenschaftspflicht
    Darauf gründet sich die Sicherheit der Datenverarbeitung.
  1. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für das Unternehmen, wenn mindestens zehn Beschäftigte personenbezogene Daten verarbeiten.
  1. Sollte es trotz aller Maßnahmen zu einem Datenschutzverstoß kommen, dann ist dieser innerhalb von 72 Stunden nach bekannt werden, an den Landesbeauftragten für Datenschutz in dem jeweiligen Bundesland zu melden.
  1. Einbindung aller Beschäftigten in die sensible Handhabung aller Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Wie wir schon immer unsere Arbeit tun wollten

Gütersloh, 2018-11-07, Veranstaltung-CER

Ort: C-E-R Campus für Energieeffizienz und Ressourcen,
Berliner Straße 197 – 199, 33330 Gütersloh
Datum: Mittwoch 22.02.2019 – 18.30 h – kostenfrei

Anmeldung: Michael Tönsing, Michael.Toensing@MTMARKETEER.de oder info@brockbals.de oder +49 5241 92512-0 – Sibylle Brockbals

Impulsvortrag

Wie wir schon immer unsere Arbeit tun wollten

Die Themen Vertrieb, Marketing, Beschäftigte sind sehr eng miteinander vernetzt. Heute bestimmen die Stichworte: Digitalisierung – Faszination Arbeit – Retargeting, unsere Diskussionen. ABER: Letztlich haben Sie nach wie vor Kunden, die einen Bedarf haben. Diesen Bedarf zu entdecken, oder für den Kunden aufzudecken, ist Ihre Aufgabe.

Ist von Lösung keine Spur, bau Dir erst ’ne Planfigur.

Daraus ergeben sich die interessanten miteinander verbundenen Themenfelder:

  • Personalpolitik
    Unsortiertes Wissen – Stärken / Schwächen: SWOT Analyse
  • Kundenbearbeitung
    Bestandskunden bearbeiten – Neukunden erarbeiten: ABC und ENZA Analyse
  • Digitalisierung
    Unternehmenswerte sammeln – Kundenanforderungen erfüllen: PESO

… und dann fallen hier überall personenbezogene Daten an.

Das verantwortungsvolle Vorgehen zu diesem Thema ist seit 25. Mai 2018 klar durch die DS-GVO geregelt. Die Sensibilisierung der Verantwortlichen ist dafür ein wichtiger und notwendiger erster Schritt.

Strategisches Vorgehen mit taktischer Kurskorrektur

Wir nennen dies >>Agile Planung, denn wir haben gelernt, dass sich im Unternehmen alles gegenseitig beeinflusst. Zusätzlich brauchen wir Instrumente, um sachlich, objektiv den Ist-Zustand zu erfassen. Das verbinden wir mit Ihren Ideenwelten.

Agile Planung als strategische Basis

MT MARKETEER Agile Projektplanung Planung betrifft die Zukunftsentwicklung im Handwerksbetrieb, im mittelständischen verarbeitenden Unternehmen ebenso wie beim kundenorientierten Dienstleister. Das Ziel – Gewinnbringender Nutzen aus einer richtigen Einschätzung der möglichen Chancen! - Michael Tönsing, MT MARKETEER
MT MARKETEER Agile Projektplanung
Planung betrifft die Zukunftsentwicklung im Handwerksbetrieb, im mittelständischen verarbeitenden Unternehmen ebenso wie beim kundenorientierten Dienstleister. Das Ziel – Gewinnbringender Nutzen aus einer richtigen Einschätzung der möglichen Chancen! – Michael Tönsing, MT MARKETEER

Instrumente zur taktischen Kurskorrektur

Stärken / Schwächen – SWOT | Personalpolitik

Motivation des Mitarbeiters – SWOT-Analyse in 3 Schritten

Die Digitalisierung des Arbeitswelt erzeugt bei vielen Mitarbeitern ein Gefühl der Ungewissheit. Im Grunde haben wohl die meisten Beschäftigten den Willen und die Freude daran, sich ständig weiterzuentwickeln, zu wachsen, zu verbessern – lebenslanges Lernen. Wir stellen häufig fest, dass gerade hier klare Vorstellungen vom ursprünglichen Ziel fehlen.

SWOT-Analyse - Aus Sicht des eigenen Unternehmens werden die Stärken [S] und Schwächen [W] beurteilt – Für den Markt werden die Gefahren [T] und Möglichkeiten [O] mittels Marktanalyse ermittelt. Quelle: MT Marketeer, Michael Tönsing
SWOT-Analyse – Aus Sicht der einzelnen Person  werden die persönlichen Stärken [S] und Schwächen [W] beurteilt – genauso werden die Gefahren [T] und Möglichkeiten [O] mittels gemeinsamer Analyse ermittelt.
Quelle: MT Marketeer, Michael Tönsing

ENZA – Entschlossene, Nachdenker, Zauderer, Ablehner

4-Typologien Professioneller Entscheider

Die Analysen der Projekte mit direkter Bearbeitung »des Kunden zeigen, dass diese in Kategorien eingeteilt werden können. Bei der erfolgreichen Bearbeitung der Professionellen Entscheider, können auf der Kundenseite 4-Typen erkannt werden:

  • schnell Entschlossene
  • vorsichtige Nachdenker
  • Zauderer – teilweise »noch aus der letzten Bearbeitungsrunde
  • Ablehner – teilweise bis zur Verweigerung
ENZA-Entschlossen,Nachdenker,Zauderer,Ablehner - Quelle: MT Marketeer, Michael Tönsing
ENZA-Entschlossen,Nachdenker,Zauderer,Ablehner – Quelle: MT Marketeer, Michael Tönsing

ABC nach Paretoprinzip | Bestandskunden

Priorisierung A besser B besser C – Basiert auf einer Verfeinerung des Paretoprinzips (80 / 20 Prinzip)

Das Paretoprinzip ist eine Verallgemeinerung von Zusammenhängen. Mit 20 % Mitteleinsatz angeblich 80 % der Probleme lösen. Eine gute Merkhilfe. Im einzelnen Fall, jedoch zu prüfen
Das Paretoprinzip ist eine Verallgemeinerung von Zusammenhängen. Mit 20 % Mitteleinsatz angeblich 80 % der Probleme lösen. Eine gute Merkhilfe. Im einzelnen Fall, jedoch zu prüfen

PESO

paid – earned – shared – owned

PESO - gebührt das Verdienst. Im Unternehmen entstehen an vielen Stellen Inhalte - CONTENT -, die einer Veröffentlichung würdig wären. Dabei wollen wir in vier (4) Bereiche unterscheiden. Der fünfte Bereich - Lenkung - ist in der Verantwortung für die Aussagen und den Kostenmix. Quelle: MT Marketeer, Michael Tönsing
PESO – gebührt das Verdienst. Im Unternehmen entstehen an vielen Stellen Inhalte – CONTENT -, die einer Veröffentlichung würdig wären. Dabei wollen wir in vier (4) Bereiche unterscheiden. Der fünfte Bereich – Lenkung – ist in der Verantwortung für die Aussagen und den Kostenmix.
Quelle: MT Marketeer, Michael Tönsing

DS-GVO – Email, ein Beispiel

[Quelle: www.ldi.nrw.de und Eigene Erfahrungen MT MARKETEER]

Technische Anforderungen an technische und organisatorische Maßnahmen beim E-Mail-Versand

Inhaltsdaten – TLS-Prüfung – Metadaten

[Quelle: Emailverkehr Mailing von einem befreundeten Unternehmen an MT MARKETEER]

DS-DVO - Email, ein Beispiel E-Mails enthalten zusätzlich zu den Inhaltsdaten (d.h. dem Text der Mail und etwaigen Anhängen) auch Metadaten wie Absender und Empfänger, das Datum und den Betreff. Sowohl Inhalts- als auch Metadaten können personenbezogene Daten beinhalten. Daher sind bei der datenschutzrechtlichen Beurteilung beide Datenarten zu berücksichtigen. Quelle und (c): LDI.NRW.DE und MT MARKETEER, Michael Tönsing
DS-DVO – Email, ein Beispiel
E-Mails enthalten zusätzlich zu den Inhaltsdaten (d.h. dem Text der Mail und etwaigen Anhängen) auch Metadaten wie Absender und Empfänger, das Datum und den Betreff. Sowohl Inhalts- als auch Metadaten können personenbezogene Daten beinhalten. Daher sind bei der datenschutzrechtlichen Beurteilung beide Datenarten zu berücksichtigen.
Quelle und (c): LDI.NRW.DE und MT MARKETEER, Michael Tönsing

Inhaltsdaten sehen wir – Metadaten werden auf den Übertragungsservern offen gespeichert

DS-GVO – Klingelschilder. Augenmaß ist gefordert.

Das Ergebnis nach 3 Tagen Unsicherheit:

„Entbehrt jeder Grundlage“.  Klingelschilder mit Namen sind erlaubt! So weist Andrea Voßhoff, Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, die Datenschutzbedenken wegen der Klingelschilder zurück!

Ist damit klargestellt, dass die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nicht für Klingelschilder gilt?

Was war denn eigentlich passiert? Ja, die Wiener woans. Anfang Oktober 2018 hatte die Hausverwaltung Wiener Wohnen für Spektakel gesorgt. Aufgrund der Beschwerde eines Mieters entschied sich die Wiener Wohnen dazu, an 220.000 Wohnobjekten nach und nach alle Klingelschilder mit Namen gegen Klingelschilder mit Wohnungsnummern auszutauschen. – Auf diese Argumentation sprang unverzüglich Deutschlands Eigentümerverband Haus & Grund (900.000 Mitglieder) an. Sein Präsident Kai Warnecke empfahl den Mitgliedern, im Zweifel umgehend auf den Wunsch von Mietern zu reagieren und Namensschilder gegen Wohnungsnummernschilder auszutauschen.

Schwierig! Für Österreich und Deutschland gilt dieselbe DS-GVO!

Eine Klärung seitens der unabhängigen und eigenständigen obersten Bundesbörde: Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, ist umgehend erforderlich. Das hat Andrea Voßhoff ja jetzt für Deutschland klargestellt.

Nach einer 2-jährigen Übergangsfrist sind am 25. Mai 2018 die neuen EU Datenschutzregeln endgültig in Kraft getreten.  Gerade Einzelunternehmen, KMU, Organisationen, Vereinen machen die Unsicherheiten im Umgang mit personenbezogenen Daten immer wieder Sorgen vor ungerechtfertigten Abmahnungen.

Hier der Link zu unseren Handlungsempfehlungen für die Umsetzung der DS-GVO mit Augenmaß. – Vorabversion.

By the way:
Was ist denn eigentlich mit >>Digitalen Namensschildern? … Werden personenbezogene Daten (z.B. Vorname, Nachname) auf einem elektronischen Bildschirm abgebildet, dann ist das eine elektronische Datenverarbeitung und unterliegt der DS-GVO.

Datenschutz Checkliste und Ihre To Dos!

Datenschutz wird ab 25.05.2018 für alle Unternehmen und Vereine ein Pflichtbereich.

Die hier dargestellten Beschreibungen sind keine Rechtsberatung. Diese Beschreibungen sollen bildhaft verdeutlichen, an welchen Stellen im Unternehmen personenbezogene Daten anfallen können.

Ihre Datenschutz Checkliste sollte diese Punkte enthalten:

Datenschutz Checkliste und Ihre To Dos! weiterlesen

Blitzmeldung: Huch! Datenschutz! Ab 25.05.2018 tritt in Kraft: EU-Datenschutz-Grundverordnung

Das Thema Datenschutz wird für ALLE (Unternehmen, Betriebe, Handwerk, Dienstleister, Vereine, Selbstständige, Händler …) ab dem 25.05.2018 unausweichliches Thema.

Auf einer Informationsveranstaltung von pro Wirtschaft GT, am 23.01.2018, informierte der Referent Thomas Floß, EDV-Unternehmensberatung Floß GmbH.

Michael Tönsing fasst knapp zusammen.

Im Umfeld Arbeiten 4.0 und Digitalisierung der Prozesse werden viele übergreifende Regelungen notwendig.

Blitzmeldung: Huch! Datenschutz! Ab 25.05.2018 tritt in Kraft: EU-Datenschutz-Grundverordnung weiterlesen

Autorisierung für alle 4 Handlungsfelder im Programm unternehmensWert:Mensch

Zu Aktualisierungen bitte hier klicken.

Einfache Mitteilung mit großer Wirkung

Alle >4< Handlungsfelder von uW:M dürfen von Michael Tönsing bearbeitet werden
Autorisierung zur Erweiterung auf alle (4) Handlungsfelder im Programm unternehmensWert:Mensch. AUTORISIERTER PROZESSBERATER (uwm) - Michael Tönsing, MT MARKETEER
Autorisierung zur Erweiterung auf alle (4) Handlungsfelder im Programm unternehmensWert:Mensch. AUTORISIERTER PROZESSBERATER (uwm) – Michael Tönsing, MT MARKETEER

Weitere Zertifikate von unternehmensWert:Mensch

Vier zentrale uWM Handlungsfelder und das uWM Handlungsradar

Bitte klicken Sie die jeweilige Grafik an.

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Arbeiten 4.0 – Betriebliche Lern- und Experimentierräume in KMU

Arbeiten 4.0 = Vernetztes Arbeiten, Wertewandel, neuer sozialer Kompromiss

Auf einen Blick Förderprogramm >>unternehmensWERT:Mensch plus

  • ZIELGRUPPE:
    Kleine und mittlere Unternehmen (bis zu 248 Beschäftigte)
  • FÖRDERGEGENSTAND:
    Personalpolitische oder arbeitsorganisatorische Veränderungsprozesse in Zusammenhang mit einer digitalen Transformation innerhalb des Betriebes.
  • FÖRDERUNG:
    Eine Beratung von 12 Tagen kann mit bis zu 80 % bezuschusst werden

Das hier beschriebene Vorgehen und eine sich daraus möglicherweise ergebende Förderwürdigkeit beruht auf Informationen des BMAS vom Januar 2018. Es gilt ausschließlich der aktuelle Stand der Aussagen des BMAS.

Worum geht es?

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Die Bedeutung von ONLINE für den Einzelhandel

In 3-Schritten zur Weihnachts-Internetseite! Warum???

Darum!

Online-Präsenz und  Online-Handel haben ein rasantes Wachstum hinsichtlich der Bedeutung bei den Umsätzen des Einzelhandels. Von 2015 bis 2017 (Prognose) wuchsen beide Bereich jährlich mit durchschnittlich über 10 %.
Handelsverband Deutschland (HDE) und Institut für Handelsforschung Köln (IFH)  haben gerade die aktuellen Zahlen mit der Prognose für 2017 veröffentlicht. Demnach:
In 2017: Die prognostizierten 48,7 Mrd. EUR Online-Umsatz entsprechen fast 10 % des Gesamt-Umsatzes von 493 Mrd. EUR des deutschen Einzelhandels [ohne Umsatzsteuer]
In 2016: Anteil Non-Food im Online-Bereich hat knapp 20 % Marktanteil
In 2016: Anteil Food im Online-Bereich hat knapp 1 % Marktanteil

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Motivation des Mitarbeiters – SWOT-Analyse in 3 Schritten

Die Digitalisierung des Arbeitswelt erzeugt bei vielen Mitarbeitern ein Gefühl der Ungewissheit. Im Grunde haben wohl die meisten Beschäftigten den Willen und die Freude daran, sich ständig weiterzuentwickeln, zu wachsen, zu verbessern – lebenslanges Lernen. Wir stellen häufig fest, dass gerade hier klare Vorstellungen vom ursprünglichen Ziel fehlen.

Hier geht es zur klassisch-methodischen Beschreibung der SWOT-Analyse

Eine Strukturierung und Priorisierung unterstützt diesen Entwicklungsprozess

SWOT-Analyse - Aus Sicht des Beschäftigten werden die Stärken [S] und Schwächen [W] beurteilt – Für das Unternehmen werden die Gefahren [T] und Möglichkeiten [O] mittels Marktanalyse ermittelt (c) MT MARKETEER - Michael Tönsing
SWOT-Analyse – Aus Sicht des Beschäftigten werden die Stärken [S] und Schwächen [W] beurteilt – Für das Unternehmen werden die Gefahren [T] und Möglichkeiten [O] mittels Marktanalyse ermittelt
(c) MT MARKETEER – Michael Tönsing

Die SWOT-Analyse (Havard Business School, 1960) ist hierfür ein zuverlässiges Instrument. Ursprünglich wurde sie für die Bestimmung der Position von Unternehmen im Markt und den möglichen strategischen Wachstumschancen entwickelt. Es basiert auf vier einfachen Kategorien.

Mit einer SWOT-Analyse kann ein Beschäftigter bei der Bestimmung seiner aktuellen Stärken, Schwächen und Chancen, Risiken unterstützt werden. Diese vier Kategorien sind hoch transparent und einfach in der Anwendung. Deshalb sind die Ergebnisse für alle Seiten authentisch und glaubwürdig.

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Voneinander lernen in digitalen Arbeitswelten

Auf dieser Fachtagung, einer gemeinsamen Veranstaltung der Regionalagenturen in Nordrhein-Westfalen, dem MAGS NRW und der pro Wirtschaft GT wurden am 14.11.2017 Im Kreishaus Gütersloh viele Impulse gegeben.

Smart im Mittelstand - Wie kleine Unternehmen ihre digitale Transformation vorantreiben können. Dies wird mittels unterschiedlicher Förderprogramm des Landes und Bundes unterstützt.
Smart im Mittelstand – Wie kleine Unternehmen ihre digitale Transformation vorantreiben können. Dies wird mittels unterschiedlicher Förderprogramm des Landes und Bundes unterstützt.
Quelle: http://www.ostwestfalen-lippe.de/blogs/arbeit-in-owl-blog/themenjahr-digitalisierung_2017.html

 

Voneinander lernen in digitalen Arbeitswelten

Die Tagesveranstaltung bestand aus einem ersten Teil in Form einer Informationsveranstaltung. Hier wurden von den Referenten aus der freien Wirtschaft erprobte Verfahren, Werkzeuge, Abläufe >>zum von einander lernen, an Fallbeispielen dargestellt. Der zweite Teil war als Ideenlabor aufgebaut. Hier zeigten die Teilnehmer ihr Können in drei thematisch unterschiedlichen Workshops >>zur Einführung digitaler Lernformate im Unternehmen.

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