Bildquelle: MT MARKETEER

Am Mittwoch, 14.05.2025, durfte Michael Tönsing (MT MARKETEER) als Impulsgeber beim Kick-off für die neuen INQA-Coaches der IBS Ostwestfalen-Lippe dabei sein. Eine informative Veranstaltung, bei der es um die Feinheiten des INQA-Coaching-Programms, aktuelle Zahlen und vor allem um die Zusammenarbeit zwischen Coaches, KMUs und den Beratungsstellen ging. Besonders interessant war der Austausch mit erfahrenen Coaches wie Benedikt Nolte (iwt-Institut) und Rolf Klashinrichs (More Results). Wir haben darüber gesprochen, wie wir KMU dabei unterstützen können, sich zukunftssicher aufzustellen – sei es durch agile Methoden, Digitalisierung oder Organisationsentwicklung. Danke an Cornelia Claves und Andreas Lühmann (IBS OWL) für die Organisation!

1. Zusammenarbeit und Verantwortlichkeiten: IBS – INQA Coach – KMU

• IBS (INQA Erstberatungsstelle):
  • Ansprechpartner für Förderung
  • Förderfähigkeit prüfen
  • INQA-Coaching-Scheck ausstellen
  • Zeus-Unterstützung (Registrierung, Antrag)
  • Abschlussgespräch (Evaluation)
  • Praxisbeispiele sammeln
• INQA Coach:
  • INQA-Coaching durchführen (agil)
  • Passgenaue Lösungen entwickeln
  • Prozess moderieren/dokumentieren
  • Dokumentation bei IBS einreichen
  • Vernetzung, Infos an KMU
• KMU (Coachee):
  • Zeus-Antragstellung (Verantwortung)
  • Aktive Teilnahme, Mitarbeiterfreistellung
  • Abschlussgespräch mit IBS

2. Der Beratungsprozess der IBS (Beispielhaft für IBS OWL/NRW)

• 1. Erstgespräch: KMU, ggf. Coach
  • IBS vorstellen, Förderprogramm
  • Vorhaben klären, Methodik, Ablauf
  • Materialien übergeben
  • ggf. Interessensbekundung erstellen
• 2. (Optional) Zweites Gespräch:
  • Interessensbekundung durchgehen (Zeus)
  • Fehler vermeiden
• Coaching-Start: Scheckausstellung (7 Monate Frist)
• Abschlussgespräch: Evaluation, Verweisberatung

3. Das Förderportal „Zeus“

• Größte Hürde im Prozess
• Komplexes Portal (ESF-Projekte)
• IBS-Unterstützung nutzen (Registrierung, Antrag)
• KMU verantwortlich für Anträge
• Fristgerechte Antragstellung (Originale)
• Auszahlung: 4-6 Wochen

4. Dokumentation und Formulare

• Prozessdarstellung, roter Faden
• IBS prüft Förderfähigkeit
• Formal korrekt (Handelsregister, etc.)
• Zeitnahe Einreichung (IBS-Begleitung)
• Materialien von IBS
• Dokumente frühzeitig beschaffen (Antragsfrist)

5. Wunschzettel der IBS an die INQA Coaches

• IBS einbinden (frühzeitig, regelmäßig)
• INQA als Gesamtinitiative vertreten
• IBS auf dem Laufenden halten
• Gemeinsam am Ball bleiben
• Good-Practice-Beispiele sammeln
• KMU bei Antragsvorbereitung unterstützen

6. Erfahrungen und Ratschläge von etablierten INQA Coaches

Michael Tönsing (MT MARKETEER):

• Nutzt INQA Coaching, um Hemmschwellen bei KMU bzgl. Beratungskosten abzubauen (ähnlich wie früher Potenzialberatung).
• Definiert erst Projekt mit Impulsgebern im Unternehmen, prüft dann Fördermöglichkeiten.
• Schätzt schnelle Einbindung der IBS (Andreas/Cornelia) ins Gespräch mit KMU, um Seriosität und Struktur des Programms zu vermitteln und administrative/organisatorische Bereiche abzudecken.
• Betont Wichtigkeit der IBS-Unterstützung bei formalen Problemen (z.B. Verfristung).
• Empfiehlt, KMU-Kriterien (v.a. Beteiligungen) frühzeitig und sorgfältig zu prüfen.

Benedikt Nolte (iwt-Institut):

• Platziert INQA Coaching, wenn aus der Mitte des Unternehmens heraus etwas generiert werden soll (neue Routinen, Ideen), weniger bei klar vordefinierten Ergebnissen.
• Digitalisierung muss nicht immer Softwareeinführung bedeuten, auch Prozessentwicklung als Vorstufe.
• Checklisten und Leitfäden der IBS sind wertvoll. Begleitet Unternehmen bei Zeus-Eintragung.
• Betont Wichtigkeit der Auswahl des Lenkungsteams und der Treiber im Unternehmen für den Projekterfolg.

Rolf Klashinrichs (More Results):

• Versteht sich als externer Change Manager, Fokus auf Team-/Organisationsentwicklung und Digitalisierung.
• INQA passt gut zur Philosophie, Mitarbeitende in Veränderungsprozesse einzubeziehen („Betroffene zu Beteiligten machen“).
• Nutzt INQA, um Unternehmen zu ermöglichen, „am Unternehmen zu arbeiten“.
• Empfiehlt enge Zusammenarbeit mit IBS, besonders bei initialen Projekten, um Kriterien zu klären.
• Bereitet oft eine Infoveranstaltung für alle Mitarbeitenden vor, um Transparenz zu schaffen und Freiwillige für Projektteams zu gewinnen.

Allgemeine Punkte der Coaches:

• KMU-Kriterien: Frühzeitige und genaue Prüfung ist entscheidend, besonders bei Beteiligungen und Unternehmensverbünden. Die EU-KMU-Definition ist Basis.

• Rollenmodell: Kleines Modell (<5 VZÄ), großes Modell (ab 5 VZÄ mit getrennten Rollen).
• VZÄ-Zahl wird zu vier Zeitpunkten geprüft. Mindestens 1,0 VZÄ muss immer gegeben sein.
• Wechsel ins große Modell ist erforderlich, wenn während des Prozesses 5,0 VZÄ erreicht/überschritten werden. Dies kann bei sehr kleinen Unternehmen mit genau 5 Personen schwierig sein.
• Bei Unternehmen <10 VZÄ kann die Umsetzung des agilen Vorgehens mit Beteiligung herausfordernd sein, aber auch sehr wertvoll.

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