Ziel: Eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen und das grundlegende Verständnis von Digitalisierung und KI vereinheitlichen.

• • 10 Minuten: Begrüßung und Kennenlernen

    • • Herzliche Begrüßung: „Schön, dass Sie alle da sind!“
    • • Jeder Teilnehmende stellt sich kurz vor: Name, Unternehmen (Branche) / Abteilung (Position) und die größte Herausforderung, bei der Digitalisierung oder KI helfen könnte.
    • • Die genannten Herausforderungen werden stichpunktartig auf einem Flipchart oder Whiteboard notiert, um den Teilnehmern zu zeigen, dass sie gehört werden.

• • 10 Minuten: Was ist eigentlich…?

    • • Die Begriffe Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) werden in einfachem, klarem Deutsch definiert.
    • • Analogie: Digitalisierung wird mit dem Übergang von Papierakten zu digitaler Ablage verglichen (Umwandlung von Prozessen). KI wird mit einem sehr cleveren Praktikanten verglichen, der Muster in digitalen Daten erkennt und repetitive Aufgaben abnimmt.
    • • Es wird betont, dass es nicht um die Abschaffung von Arbeitsplätzen geht, sondern um die Unterstützung der Mitarbeitenden.

• • 10 Minuten: Mythen vs. Realität

    • • Es wird auf die zu Beginn genannten Bedenken der Teilnehmer eingegangen.
    • • Beispiel-Mythos: „KI ist viel zu teuer für unser kleines Unternehmen.“
    • • Entkräftung: Es werden kostenlose oder sehr kostengünstige Tools vorgestellt, die sofort eingesetzt werden können.
    • • Ein klarer Zusammenhang wird hergestellt: Digitalisierung schafft die Datenbasis, KI macht die Daten nutzbar.

Ziel: Konkrete, nachvollziehbare Beispiele präsentieren, die den Nutzen von Digitalisierung und KI greifbar machen.

• • 15 Minuten: Der „Aha!“-Moment

    • • Zwei bis drei Best-Practice-Beispiele aus verschiedenen Branchen werden präsentiert.
    • • Beispiel Handwerksbetrieb: Ein Elektroinstallateur automatisiert Materialbestellungen per App und spart Zeit für die Kundenberatung.
    • • Beispiel Marketingagentur: Eine kleine Marketingagentur nutzt einen KI-gestützten Textgenerator für die Ideenfindung von Blogbeiträgen.
    • • Es wird gezeigt, wie diese Unternehmen kleine, überschaubare Schritte gemacht haben, die sofort einen spürbaren Mehrwert brachten.

• • 15 Minuten: Daten als Grundlage

    • • Es wird erklärt, dass Daten die Grundlage für KI sind (Vergleich mit Treibstoff für ein Auto).
    • • Die Bedeutung einer Datennutzungsvereinbarung wird kurz und verständlich eingeführt.
    • • Es wird betont, dass es hierbei um Transparenz und Vertrauen geht, nicht um Überwachung.

Ziel: Die Teilnehmer befähigen, ihre eigenen Anwendungsfälle zu strukturieren und aktiv am Workshop teilzunehmen.

• • 15 Minuten: Schmerzpunkte aufspüren

    • • Die Teilnehmer werden aufgefordert, ihren persönlichen „Schmerzpunkt“ zu definieren – die Aufgabe im Arbeitsalltag, die am meisten Zeit, Geld oder Nerven kostet.
    • • Ein Arbeitsblatt mit den Spalten:
        1. Problem (Was nervt mich?)
        2. Wunschlösung (Was wäre ideal?)
        3. Mögliche Tools (Welche Digitalisierungs- oder KI-Lösung könnte helfen?) wird ausgegeben.

• • 15 Minuten: Anwendungsfälle strukturieren

    • • Die Teilnehmer skizzieren ihre mitgebrachten Anwendungsfälle auf Basis der Schmerzpunkte in einer einfachen Form.
    • • Drei Fragen, die sie sich stellen sollen:
        1. Wer ist betroffen? (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten)
        2. Was ist der konkrete Prozess, der digitalisiert werden soll? (z.B. Rechnungsprüfung, Kundenkommunikation)
        3. Welches Ziel soll erreicht werden? (z.B. Zeitersparnis, weniger Fehler)

Wir beginnen damit, den fundamentalen Unterschied zwischen einer herkömmlichen Suchmaschine und einem KI-Sprachmodell zu erklären. Sie lernen, dass es nicht um das bloße Eingeben von Stichwörtern geht, sondern um die klare Anweisung. Wir stellen Ihnen ein einfaches Schema vor, das Ihnen dabei hilft, Ihre Anfragen – die sogenannten Prompts – zu strukturieren: Aufgabe, Kontext, Rolle, Format und Tonfall.

Anhand eines konkreten Beispiels erleben Sie, wie sich die Qualität der Ergebnisse dramatisch verbessert, wenn Sie Ihr Prompt-Schema anwenden. Wir starten mit einem vagen Prompt, der nur generische Antworten liefert. Schritt für Schritt verfeinern wir diesen Prompt gemeinsam, indem wir die einzelnen Schema-Elemente hinzufügen. Sie sehen direkt, wie aus einer unbrauchbaren Antwort ein nützlicher, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener Text wird.

Basierend auf den zuvor identifizierten Herausforderungen in Ihrem Unternehmen formulieren Sie Ihren ersten eigenen Prompt. Wir geben Ihnen verschiedene Anwendungsfälle an die Hand, um die Kreativität anzuregen – sei es für die interne Kommunikation, Marketingtexte oder die Verwaltung. In dieser Übungsphase haben Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen und individuelle Unterstützung zu erhalten.

Wir fassen die wichtigsten Erkenntnisse zusammen: Je präziser die Frage, desto besser die Antwort. Sie verstehen, dass Sie mit der richtigen Technik KI als wertvollen Assistenten in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Gelernte in anderen Bereichen anwenden können, um weitere Effizienzgewinne zu erzielen.

Wir starten mit einem konkreten, alltagsnahen Problem: Wie finde ich in unzähligen Dokumenten schnell die richtige Information? Sie lernen, wie Sie NotebookLM einrichten und Ihre wichtigsten Dokumente (wie Handbücher, Wartungsanleitungen oder Produktbeschreibungen) hochladen. Sie erfahren, wie die KI die Inhalte automatisch analysiert und zusammenfasst. Wir üben gemeinsam, wie Sie smarte Fragen an Ihre Dokumente stellen, um in Sekunden die passenden Antworten zu erhalten. Das spart Ihnen das lange Suchen und Blättern in Ordnern.

In diesem Abschnitt erstellen wir aus Ihren Dokumenten KI-gestützte Assistenten. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Betriebsanleitung. NotebookLM kann daraus automatisch einen „Anleitungs-Assistenten“ erstellen, der Fragen von Mitarbeitern beantwortet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die wichtigsten Informationen aus einem Dokument extrahieren und in übersichtliche Stichpunkte oder Anleitungen umwandeln. Sie lernen, wie die KI Ihnen hilft, zum Beispiel eine Checkliste für eine Routineprüfung oder eine Kurzanleitung für ein neues Gerät zu erstellen. Das sorgt für weniger Fehler und mehr Effizienz.

Zum Abschluss befassen wir uns damit, wie Sie das Gelernte in die tägliche Arbeit integrieren können. Wir zeigen, wie Sie die von NotebookLM erstellten Zusammenfassungen, Checklisten oder Anleitungen mit Kollegen teilen. Sie erfahren, wie Sie eine zentrale Wissensbasis aufbauen, auf die jeder im Team zugreifen kann. So geht wertvolles Wissen nicht mehr verloren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Wir besprechen, wie Sie diese neue Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen etablieren, um den reibungslosen Wissenstransfer zu gewährleisten und langfristig produktiver zu sein.